ビジネススキル

入社2か月目でボーリング大会の幹事をした私が段取り方法教えます

むーさん

こんにちは!

むーさん(@musanblog)です。

私は転職した企業で、入社2か月目でしたが会社のボーリング大会の幹事をしました。

まだ、会社にも仕事にも慣れていないのに、ボーリング大会の幹事をするという経験をしたので、ボーリング大会までの段取りや当日の細かい行動プランまで解説をしました。

学生や社会人の方で、ボーリング大会の幹事をやることになった方は是非参考にしてみてください。

ボーリング大会の段取りは準備が命

ボーリング大会

スポーツでも仕事でも準備が大事ですが、ボーリング大会の幹事でも準備が大事です。

ボーリング大会の幹事をする際は下記の段取りで進めていきましょう。

1.日程を決める

2.参加者を確認する

3.チーム分けを行う

4.会場を予約する

5.予定表を張り出す or 共有する

6.いざ当日へ

※都度、上司 or 先輩に確認

ここで大事なのは都度、上司 or 先輩に確認しながら仕事を進めることです。確認しながら進めることで大きなミスをすることなく、仕事進められます。

では、一つずつ解説していきます。

日程を決める

日程 予定 時間

日程がわからないと、段取りのやりようがないので、まずは日程から決めます。

日程を決める際は上司か先輩から力を借りましょう。先輩や上司は会社に長くいるので会社の事情や各部署への人脈があるので日程を調整しやすくなります。

私がボーリング大会の幹事をした際は、社長もくるし、他部署も混ざって行うものだったので、入社2か月目の私は他部署の日程や社長の日程など分かるわけないので日程は上司の力を借りました。

「○○さん、お疲れ様です、先日言ってたボーリング大会の件なんですが日程はいつだとよろしいでしょうか?、私だと他部署の都合がわからないもので・・」

このように聞けば、上司か先輩が日程は他部署との都合の良い日を決めてくれるので、日程は自分で決めず、上司 or 先輩に丸投げしましょう。

参加者を確認する

日程を決めたら、次は参加者を確認します。参加者の確認方法は2つあります。

  • ワードやエクセルなどで、名簿の入った日程表を作り張り出し、参加者には〇をつけてもらう
  • 社内SNSなどで共有する

この2つの方法のどちらかで、ボーリング大会は●月●日に開催します。参加者は●日まで決めてください、といった形で具体的な日付を提示し、参加者を集計します。

チーム分けを行う

チーム

少人数ならチーム分けは必要ないですが10人以上の大人数になると、1レーンに入れる人数は決まっているので必ずチーム分けが必要になってきます。

他部署も参加する場合は適度に他部署と自分の部署を混ぜて交流の場を作りましょう。

しかし、混ぜすぎると誰もしゃべる人いなくて気まずいということになりかねないので、チーム分けはボーリング大会を成功させる上で非常に重要になってきます。

ここでの注意点は必ず、自分一人で決めないことです。部署でも仲がいい、悪いも必ずあるので、間違ったチーム分けをすると地雷踏みますので上司か先輩に確認してもらいましょう。

チーム分けのおすすめのツールがあり、名前を入れて、チーム数、チームごとのメンバーの数を入力すると勝手にチームを振り分けてくれて、しかもExcelのデータに落とし込めるラッコツールズという便利なツールがあるので活用しましょう。

まずは、ラッコツールズで大方チームの大枠を作り、部署ごと偏りがないか、中悪い人が同じチームにいないかなど、細かい部分を上司か先輩にチェックしてもらいチームを決めましょう。

会場を予約する

日程、チームを決めたら次は会場を予約しましょう。

会場は職場の徒歩圏内で、なるべく近いほうがいいでしょう。職場から近い会場2~3個ピックアップしたら、会社の雰囲気や上司の好みもあるので、上司か先輩に選んでもらうのが無難です。

会場を予約する際は下記のことに気を付けましょう。

  • 日付、開始時間どうり予約する
  • チーム分けどうり、レーンに名前を入れておくよう手配しておく
  • 総費用と一人当たりの費用を確認する
  • 店内は酒類や食品の持ち込みは禁止ではないか確認する

人数間違いは後からどうにでもなりますが、日程と開始時間を間違えて予約するとジ・エンドなので、しっかりと確認した上で予約しましょう。

また、細かい部分ではありますが、店内は酒類や食品の持ち込みは禁止でないかも確認しておきましょう。酒類や食品を予めコンビニなどで調達してもらう方が良いのか、店内で個人で注文してもらう方がいいのか、予定が立てれるからです。

予定表を張り出す or 共有する

予定表 日程

日程も決めた、チーム分けた、会場も予約したら後はみんなに周知するのみです。

社内SNSなどがあれば、そこに共有するのが一番手軽で良いと思いますが、ないのであれば、WordやExcelで予定表を作成し張り出しましょう。

記載する内容は下記のとうりです。

  • 日付、開始時間、場所、現地集合かなどの細かい流れ
  • 一人当たりの費用
  • 酒類は持ち込みなのか、店内で頼むのか、各自で調達するのかなど

上記をまとめたものを社内SNSへ共有、またはWordかExcelでまとめたものを印刷して張り出しましょう。

これで一連の段取りは終了です。

いざ当日へ

段取りをしっかりと行えば、後は当日を待つのみです。

当日は幹事として下記の手順で行動しましょう。

1.一番早く会場入りしよう

2.全員集合したら開始のタイミングを知らせる

3.開始したらスムーズに集金し、会計を済ませる

4.投げ終わったら、スムーズに会場外へ誘導、締めのあいさつをして終了

ここで、大事なのは誘導や集金などをを手伝ってくれる助っ人をつくることです。大人数になると会場への誘導だったり、集金がスムーズにいかないので、同期か優しい先輩に事前○○手伝ってほしいと伝えておきましょう。

ボーリングを投げ終わって、締めのあいさつするの際は上司に一言もらうか相談しましょう。新入社員が締めるより、上司から一言もらった方が場が締まるからです。

当日は以上です。後はたとえ幹事でも楽しみましょう。せっかくのボーリング大会なのに楽しまなくては損です!

まとめ

以上がボーリング大会の段取りまとめでした。スポーツでも仕事でも準備が全てなので、段取りをしっかり詰めておけば、大失敗はしないのでしっかり以上の手順で段取りを進めていきましょう。

入社してすぐに幹事をまかされることはなかなかないと思いますが、チャンスがあれば絶対に挑戦するべきです。

なぜなら、他部署との人脈も増えるし、上司にいち早く顔と名前を憶えてもらえるし、日程調整や予定表の作成など仕事の進め方の勉強にもなるなどメリット盛沢山だからです。

給料が発生しない幹事はやりたがらない人も多いですが、あなたの社内評価も上がるし、スキルも上がるし良いことしかないので是非挑戦しましょう。